El impacto de las acciones de las empresas y organizaciones puede ser amplificado al comunicarlas y compartirlas. Para lograrlo, es indispensable documentar apropiadamente y construir materiales que conviertan las experiencias y los datos en instrumentos de comunicación.

Los documentos corporativos como memorias institucionales, reportes oficiales, informes de labores anuales, conmemoraciones de aniversarios y resultados de investigaciones, entre otros, se convierten en herramientas que apoyan la consecución de los objetivos, y que resultan de mucha utilidad tanto para públicos internos como externos.

¿Por qué es importante documentar?

• Los resultados de la gestión empresarial son clave en la planificación estratégica y es importante mostrar esta información de manera clara y concisa.
• Documentar las acciones y los procesos clave permite construir con base en los aprendizajes y experiencias pasadas.
• Para el público interno, la información compleja debe estructurarse de manera sencilla para lograr captar la atención de los colaboradores, su comprensión y su involucramiento con los procesos y acciones estratégicas.
• Permite conservar el conocimiento en el tiempo y lo hace fácilmente disponible para su uso futuro.
• Los documentos se convierten en fuentes confiables de información y consulta para investigadores o profesionales especializados.
• Recoge el historial del desempeño para poder entender la dinámica de la empresa u organización desde sus momentos clave, de crisis y de gloria.

¿Cuál es el documento ideal? Depende de las características de la información a documentar y del público al que vaya dirigida.

Actualmente, los documentos digitales ofrecen una variedad de soportes y formatos que pueden facilitar el envío y la transmisión rápida y económica de los mismos; aunque en algunos casos los soportes impresos siguen teniendo relevancia.

La adecuada estructura, diagramación y selección de los elementos a incluir, tanto de información como de recursos visuales (gráficos, imágenes, fotografía), determinará qué tan útil será el documento para el futuro.

Tenga presente que la construcción del contenido debe realizarse de manera ordenada, concisa, sintetizando las ideas más relevantes y profundizando en aquellas que considere de mayor relevancia o interés. Para informaciones extensas, conviene trabajar por secciones o capítulos y mantener una arquitectura de información que permita crear una diagramación fluida e interesante: manejo estandarizado de títulos, subtítulos y referencias; frases destacadas o información estructurada en recuadros o tablas, permiten al diseñador mostrar el contenido de manera atractiva y generar focos de mayor interés en diferentes partes de sus publicaciones.

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